EspoCRM は顧客管理 (CRM) のアプリです。取引先の会社・先方の人・見込み客・商談・活動 (会議・電話・タスク) をまとめて管理します。HubSpot の営業まわりの代わりに使えます。
- 使えるのは言箱の担当者以上の人です。
- 言箱では、EspoCRM の日本語のうち毎日使う言葉を直してあります (取引先・連絡先・見込み客・商談・問い合わせ・取り込み・書き出し など)。名前は「姓 名」の順です。
EspoCRM の考え方
取引先 (会社) → 連絡先 (人) → 商談 → 活動 の順につながります。上のメニューの名前は次のとおりです。
| メニュー | 中身 |
|---|
| 取引先 | 取引のある会社・これから取引したい会社 |
| 連絡先 | 名刺の相手 (先方の人)。取引先にひもづけます |
| 見込み客 | まだよく分からない相手 (展示会の名刺・問い合わせなど)。話が進んだら 取引先・連絡先・商談にする でまとめて作ります |
| 商談 | 受注を目指す案件。金額・ステージ・締め切り日 |
| 会議・電話・メール | 活動。予定と記録。取引先・連絡先・商談にひもづけます |
| ⋯ (その他) | タスク・カレンダー・問い合わせ (サポートの案件)・文書 など |
商談のステージ (既定): 見込み → 資格 → 提案 → 交渉 → 受注 / 失注。「割り当てられたユーザー」がその記録の担当者です。
はじめに (管理者)
- ログイン: 言箱から EspoCRM を開くとログイン画面が出ます。ユーザー名・パスワードは入れずに サインイン を押すと、言箱のアカウントで入れます。初めての人は自動でユーザーができ、チーム「言箱」に入ります。
- 箱のオーナーは EspoCRM の管理者です (同じユーザー名)。ログイン画面のユーザー名・パスワードの欄は保守用で、ふだんは使いません。
- 右上のメニュー (⋮) › 管理 › 設定 で、通貨 (JPY)・タイムゾーン (Asia/Tokyo) を確かめておきます。
- ほかにも分かりにくい言葉があれば、管理 › ラベルマネージャー で自社の言い方に直せます。
- この箱では EspoCRM のメール送信を設定していません。メールの送受信・メールでの通知は使えません。
- HubSpot から移すときは、下の「データ・控え」を見てください。
はじめに (使う人)
- 言箱のアプリセンターから EspoCRM を開き、サインイン を押します。
- 上のメニュー (取引先・連絡先・見込み客・商談・メール・会議・電話・⋯) から画面を選びます。
- まず自分の担当の会社を 取引先 › 取引先を作成 で、その会社の人を 連絡先 › 連絡先を作成 で登録します (連絡先の画面で「取引先」に会社を選びます)。
- 上の ＋ からも、すぐに新しい記録を作れます。
よく使う操作 (1 日の流れ)
- 朝: ホーム (左上の EspoCRM のロゴ) の 私の活動 (今日の予定) と ストリーム (最近の動き) を見ます。
- 新しい名刺・問い合わせ: 会社がまだはっきりしなければ 見込み客 › 見込み客を作成。会社が分かっていれば、取引先と連絡先を作ります。
- 話が進んだ見込み客: 見込み客を開いて 取引先・連絡先・商談にする → まとめて作ります。
- 商談を作る: 商談 › 商談を作成。名前・取引先・ステージ・金額・締め切り日・担当を入れて 保存。
- 電話・訪問の予定: 商談 (または取引先・連絡先) の画面の右側の 活動 の見出しのボタンから 電話を予定 / 会議を予定。日時と参加者を入れます。
- 終わったら: 予定を開いて状態を 開催 にします。済んだ活動は 履歴 に移ります。予定を入れずに済ませた電話・会議は、履歴 の見出しのボタンの 通話を記録 / 会議を記録 で残します。
- やること: 右側の タスク から タスクを作成 (期日・優先度・担当)。終わったら状態を 完了 にします。
- ステージを進める: 商談 の一覧を カンバン 表示にして、カードを右の列へドラッグします (商談の画面で ステージ を変えても同じです)。決まったらステージを 受注、だめなら 失注 にします。
そのほか
- 探す: 上の 検索。一覧の画面ではフィルターで絞り込めます。
- 気になる記録を追う: 記録の フォローする を押すと、変更が EspoCRM の 通知 (ベル) に届きます。
- メモを残す: 記録の ストリーム に書き込みます。
- カレンダー: ⋯ › カレンダー で自分の会議・電話・タスクを見ます。
困ったとき
- 開けない・サインインで止まる: 言箱の「一般」の人は使えません。管理者に役割の確認を頼んでください。
- ユーザー名とパスワードを聞かれる: 入れずに サインイン を押します。
- 言葉の意味が分からない: 上の「EspoCRM の考え方」の表を見てください。管理者はラベルマネージャーで直せます。
- メールが送れない: この箱ではメール送信を設定していません。
- 通知が言箱に来ない: EspoCRM の通知は、EspoCRM の中のベル (通知) に出ます。言箱の通知には届きません。
- 消してしまった: 管理者に相談してください。
データ・控え
- データはすべてこの箱の中に置きます。
- 書き出し: 一覧で記録を選び、アクション › 書き出し で CSV などにします。
- 取り込み: ⋮ › 取り込み の画面で CSV を入れます。列の対応 (フィールドマッピング) を確かめてから実行します。
- HubSpot から移す: 控え帳で HubSpot を控え、控え帳の 置き換え先へ移す で EspoCRM へ移します。会社 → 取引先、担当者 → 連絡先、取引 → 商談、チケット → 問い合わせ、メモ・タスク・通話・会議も、関連をつなぎ直して移します。EspoCRM の API キーが要ります (管理 › APIユーザー で作る)。
- 言箱オリジナルの 顧客帳 でも同じ用途に使えます。顧客帳は日本の名前・住所・見積書 (インボイス対応) に合わせてあり、言箱のアカウントのまま使えます。
もっと詳しく
- EspoCRM の公式ドキュメント (英語): https://docs.espocrm.com/
- 公式サイト: https://www.espocrm.com/
- このアプリは、オープンソースの EspoCRM (EspoCRM, Inc.、AGPL-3.0) の公式のものを、手を加えずに使っています (言箱は日本語の言葉と設定だけを足しています)。版は 10.0.9 です。
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