ONLYOFFICE Docs は、Word・Excel・PowerPoint・PDF のファイルを、この箱の画面で編集するアプリです。Office の形式をそのまま扱うので、保存しても形が崩れにくく、前の状態は「版」に残っていつでも戻せます。Office ソフトを入れていない PC や、Google ドキュメントなどの代わりに使えます。
このアプリは単独では開きません。AI NAS のファイルを開いて使います。
はじめに (管理者)
- 入れるだけで、AI NAS のファイルの画面に 編集 のボタンが出ます。特別な設定は要りません。
- ログインは言箱のアカウントのままです。ONLYOFFICE 用のアカウントはありません。
- 編集できるのは言箱の担当者以上です。「一般」の人には 開く (見るだけ) が出ます。
- 書体について: MS 明朝・游ゴシックなどの Microsoft の書体は箱に入れられないので、字幅のそろう代わりの書体 (BIZ UD・IPA フォント) で表示します。文書の中の書体の指定はそのまま残ります。改行の位置が少し変わることがあります。
はじめに (使う人)
- 言箱の AI NAS でファイルを開きます。
- 編集 を押します (Visio の図は 図を見る)。
- ふつうの Office ソフトと同じように直します。
- 閉じると、約 10 秒で保存されて「版」として残ります。
- 前の状態に戻したいときは、AI NAS のファイルの画面の 版 から選んで この版に戻す。今の状態も版として残るので、あとで戻し直せます。
よく使う操作 (形式ごとの保存のしかた)
| ファイル | 編集 | 保存のしかた |
|---|
| Word・Excel・PowerPoint (docx・xlsx・pptx) | できます | そのまま上書き。前の状態は版に残ります |
| PDF | 注釈・フォーム・ページの追加/削除/回転/移動・文字の編集 | 上書き (版に残ります)。文字の編集はページの中身を作り直すので、版で元を確かめられます |
| 古い形式 (doc・xls・ppt) | できます | 元を残して、新しい docx・xlsx・pptx に |
| OpenDocument・RTF (odt・ods・odp・rtf) | できます | 元を残して、同じ形式の新しいファイル「(編集 日時)」に |
| マクロ付き (docm・xlsm・pptm) | できます (マクロは動きません) | 元を残して、新しいファイルに |
| Visio (vsdx) | 見るだけ | 編集は draw.io アプリで .drawio のコピーを作ります |
新しい文書は、Word などで作ったファイルを AI NAS に入れてから開きます。
困ったとき
- 編集 のボタンが無い: 言箱の「一般」の人は見るだけです。または、このアプリが入っていません。管理者に相談してください。
- 保存されたか不安: 閉じてから約 10 秒待ち、AI NAS の 版 に新しい版があるか確かめます。
- 同じファイルをほかの人も直していた: 開いている間にほかで変わっていたときは、元を壊さず、別のファイルとして保存します。
- 改行の位置やページの区切りが変わった: 代わりの書体で表示しているためです。Microsoft の書体のある PC で開けば、元の書体で表示されます。
- ルビ (ふりがな)・ページ全体の縦書きがうまく直せない: ONLYOFFICE はこれらが苦手です。テキストボックスや表の中の縦書きはできます。
- マクロが動かない: マクロ (VBA) は動きません。マクロ付きのファイルは、元を残して新しいファイルに保存します。
データ・控え
- ファイルはすべて AI NAS (この箱の中) にあります。ONLYOFFICE はファイルを持たず、外のサービスにも送りません。
- 版は 1 ファイルにつき 100 まで残ります (古いものから消えます)。
- 持ち出すときは、AI NAS からファイルをダウンロードします。
もっと詳しく
- ONLYOFFICE の公式ヘルプ: https://helpcenter.onlyoffice.com/
- 公式サイト: https://www.onlyoffice.com/
- このアプリは、オープンソースの ONLYOFFICE Docs Community Edition (Ascensio System SIA、AGPL-3.0) の公式のものを、手を加えずに使っています。版は 9.4 です。
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