受付帳

受付帳は、会社の受付に置いたタブレットで、お客さまが担当者を呼び出せるアプリです。呼ばれた人には言箱の 通知 が届き、受付帳で返事をすると、そのまま受付のタブレットの画面に出ます。

• 社員は言箱のアカウントのまま使います。別のログインやパスワードはありません。
• 受付のタブレットは言箱にログインしません。管理者が受付帳でつないだタブレットだけが、受付の画面を使えます。
• 受付の画面に出るのは、探した人の 名前と部署だけ です (メール・電話番号は出ません)。

呼ばれたら (社員)

1. 受付のタブレットで呼ばれると、言箱の通知「受付: ABC 商事 山田 様がお見えです」が届きます。押すと受付帳のその呼び出しが開きます。
2. 返事を押します。受付の画面にそのまま出ます。

• 返事は 30 分の間なら出し直せます (例: 「すぐ行きます」のあとに「場所へ案内」)。
• だれかが返事をする・お客さまが取り消す・応答が無いまま終わると、一緒に呼ばれたほかの人の言箱の通知は既読になります (受付帳を開いていれば、ブラウザの通知も消えます)。
• 受付帳を開いておくと、呼ばれたときに音が鳴ります (右上の 🔔 で止められます)。ほかの画面を見ているときも知りたいなら ブラウザの通知を受ける を押してください。
• しばらくだれも応答しないと、受付当番 にも通知が届きます (既定は 60 秒)。それでも応答が無ければ (既定は 3 分)、受付の画面に「お手数ですが、受付の電話でお呼びください」などを出して終えます。
• 左の 受付 には、いまの呼び出しと、30 分以内の来訪、今日の来訪予定が出ます。

お客さまが来る予定を入れる (受付番号)

1. 左の 来訪予定 › ＋ 来訪予定を入れる で、日付・時刻・お客さまの会社とお名前・人数・受付で呼ぶ担当者・案内する場所を入れます。
2. 6 桁の 受付番号 と、お客さまへの 案内文 (日本語と English) ができます。日本語を写す で写して、メールやチャットでお客さまに送ります。
3. 当日、お客さまが受付のタブレットで 受付番号をお持ちの方 を押して番号を入れると、「ABC 商事 山田 様」と確かめてから、担当者に通知が届きます。

• 番号はその日だけ使えます。日付を変えると番号も変わります (案内文を送り直してください)。
• 担当者には「来訪予定を入れました」の通知が届きます。来訪予定は、入れた人・担当者・受付当番・管理者に見えます。
• AI Desk に「明日 14 時に ABC 商事の山田さんが来る。受付番号を作って」と頼んでも入れられます。

名前の読み

お客さまは、受付のタブレットで担当者の名前を入れて探します。左の 名前の読み で、自分の読み (例: さとう いちろう / sato ichiro) を入れておくと、ひらがな・ローマ字でも見つかります。ほかの人の読みは管理者が入れられます。

来訪の記録

左の 来訪の記録 で、期間・状態 (対応あり・応答なし・取り消し)・お客さまの名前で絞って見られます。自分が呼ばれたもの (受付当番と管理者はすべて) が見えます。管理者は CSV で書き出す で Excel に出せます。

はじめに (管理者)

1. タブレットをつなぐ

1. 左の 受付の端末 を開き、出ている URL (例: https://〜/apps/uketsuke/pub/) を、受付に置くタブレット (iPad・Android) のブラウザで開きます。
2. タブレットに 6 桁の番号が出たら、受付帳の ＋ 番号でつなぐ で番号と端末の名前 (例: 1 階の受付) を入れます。タブレットが受付の画面に変わります。
3. タブレットはホーム画面に追加して全画面で開き、iPad は アクセスガイド、Android は アプリ固定 で受付の画面から出られないようにします。電源につないだままにし、タブレットの設定で 自動ロック (画面が消えるまでの時間) を「なし」 にしてください (https で開いたときは受付の画面も消えないようにしますが、http では効きません)。

• 番号を入れられないとき (タブレットが遠いなど) は URL で渡す で作った URL をタブレットで開きます (URL は 1 度だけ出ます。知っている人はだれでも受付の画面を使えるので、開いたら閉じてください)。
• タブレットをなくした・入れ替えたときは 外す を押します。その端末はすぐに使えなくなります。
• 試しに開く は、このパソコンで受付の画面を 2 時間だけ開きます。呼び出しは自分にだけ届き、記録には残りません。設定を変えたら試してみてください。
• タブレットが来客用の Wi-Fi など社内のネットワークの外にあるときは、言箱の Owner が System › リモートアクセス で 社外向けのページだけを外に出す を入れ、「外から」の URL を使います (言箱のほかの画面は外に出ません)。Kotohako Cloud ではそのまま開けます。

2. 受付の画面と呼び出しを決める (受付の画面と呼び出し)

• 最初のボタンは「担当者を呼び出す」「受付番号をお持ちの方」「面接・説明会の方」「配達・集荷の方」「そのほかのご用件」です。面接は採用の担当、配達は総務の人を 呼ぶ人 に入れておくと、受付当番を通さずに届きます。

困ったとき