段取り帳

段取り帳は、タスク・プロジェクト管理の道具です。「誰が・いつまでに・何をするか」をボード (かんばん)・リスト・カレンダー・ガントで見える化します。Trello・Backlog・Jooto の代わりに使えます。

• 言箱のアカウントのまま使います。別のログインやパスワードはありません。
• 担当になったとき・@メンション・コメント・毎朝 9 時の期日のお知らせは、言箱の 通知 に届きます。

はじめに (管理者)

1. だれでも (言箱の「一般」の人も) 自分のプロジェクトを作れます。作った人がそのプロジェクトの「管理」になります。
2. 言箱の管理者は、メンバーでなくてもすべてのプロジェクトを見て管理できます。
3. 部署で使うプロジェクトは、プロジェクトの設定のメンバーに 部署 を入れると、あとから入った人も自動で入ります。
4. Trello などから移すときは、左の 取り込み・書き出し を使います (下の「データ・控え」)。

はじめに (使う人)

1. 段取り帳を開くと 自分のタスク です。担当のタスクが 期限切れ / 今日 / 明日 / 今週 / それ以降 / 期日なし に分かれて並びます。
2. 新しいプロジェクトは、左の プロジェクト の ＋ (新しいプロジェクト) で作ります。よくある流れなら テンプレートから始める が便利です。
3. ボードの列の上の ＋ タスクを追加 に書いて Enter。「明日」「来週月曜」「10/15」「15時」と書くと期日に、@名前 で担当に、#ラベル でラベルになります。
4. カードをドラッグして列を移します。完了の列に入れると完了です。
5. カードを押すと中身が開きます。

よく使う操作

テンプレート

左の テンプレート に、イベント準備・新入社員の受け入れ・採用活動・Web サイト制作・月次の締め作業 があります。基準日 (イベントの日・入社日など) を入れると、そこから期日を計算して作ります。自分のプロジェクトを プロジェクトの設定 の テンプレートにする で、社内のテンプレートとして残せます (担当・コメント・添付は写しません)。

困ったとき

• プロジェクトが見えない: 「メンバーだけ」のプロジェクトです。プロジェクトの管理の人に追加を頼んでください。
• 担当にできない人がいる: そのプロジェクトを見られない人です。確認が出たら、メンバー (編集) に加えて担当にします。
• タスクが消えた: アーカイブしたタスクは、プロジェクトの アーカイブ・ゴミ箱のタスク から 戻す で戻せます。プロジェクトは左の ゴミ箱 から戻せます。完全に消せるのは言箱の管理者だけです。
• 列の数字が赤い: その列に決めた上限 (同時に進める数) を超えています。
• 朝のお知らせが来ない: 自分のタスクの画面で止めていないか、タスクの担当が自分か確かめてください。21 時を過ぎると、その日の分は送りません。
• カードをドラッグしにくい: カードの … の移動メニューか、キーボード (Alt+矢印) でも動かせます。

データ・控え

• プロジェクト・タスク・添付はすべてこの箱の中に置きます。
• 取り込み (左の 取り込み・書き出し):
• Trello: Trello でボードを開き、メニュー (…) →「印刷、エクスポート、共有」→「JSON としてエクスポート」で保存したファイルを入れます。下見で Trello の人と言箱の人を対応させてから取り込みます。Trello の中の添付は取り込めず、説明にリンクを残します。
• CSV: 1 行目が見出しの CSV (タイトル は必須、説明・列・担当・期日・ラベル など)。Excel の Shift_JIS も読めます。5,000 行まで。Backlog・Jooto などは CSV に書き出して取り込みます。
• 書き出し: 自分が管理しているプロジェクトを CSV (Excel で開けます) か JSON に。CSV はそのまま取り込みに戻せます。