顧客帳は、小さな会社のための顧客管理・営業管理です。会社・人 (名刺の相手)・商談・活動の記録・ToDo・見積書を、この箱でまとめて扱います。HubSpot の営業まわりの代わりに使えます。
- 言箱のアカウントのまま使います。別のログインやパスワードはありません。
- ToDo を頼まれたとき・商談の担当になったとき・毎朝 9:00 の ToDo のお知らせは、言箱の 通知 に届きます。
- 言箱の「一般」の人は見るだけ、「担当者」以上が登録・編集、「管理者」が設定・取り込み・書き出し・ごみ箱を使います。
顧客帳の考え方
会社 → 人 → 商談 → 活動・ToDo・見積 の順につながります。
| 画面 | 中身 |
|---|
| 会社 | 取引先の会社 (見込み・取引中・休眠・取引停止) |
| 人 | 会社の担当者。名刺の相手です。名刺の画像も添付できます |
| 商談 | 受注を目指す案件。金額・確度・段階・受注予定日・次のアクション |
| 活動 | 電話・訪問・メール・オンライン会議・メモの記録 |
| ToDo | これからやること (期日・担当) |
| 見積 | 商談から作る見積書。A4 で印刷・PDF にできます |
はじめに (管理者)
- 設定 › 自社情報: 見積書に出す会社名・住所・登録番号 (T + 13 桁)・印影。
- 設定 › 商談の段階: 既定は 初回接触 → ヒアリング → 提案 → 見積 → 交渉 → 受注 / 失注。自社の流れに合わせます。
- 設定 › 見積書 (番号の形・有効期限・税抜/税込・端数)、選択肢 (業種・流入元・失注の理由)、売上目標 (人ごと・月ごと)。
- HubSpot や Excel から移すときは 取り込み・書き出し を使います (下の「データ・控え」)。
はじめに (使う人)
- ホーム で今月の受注見込み・受注済み・動きのない商談などを見ます。
- 今日やること で自分の ToDo を確かめます。
- 新しい相手は 会社 › ＋ 会社を登録、人 › ＋ 人を登録 で登録します。
- 話が進みそうなら 商談 › ＋ 商談を作る。
- 電話や訪問のあとは、活動を記録します。
よく使う操作 (1 日の流れ)
- 朝: 9:00 に言箱の通知で今日と期限切れの ToDo が届きます。今日やること で確かめ、終わったら印を付けます。上の欄に書いて Enter で、自分の ToDo をすぐ足せます。
- 電話・訪問のあと: 会社・人・商談の画面で、種類 (電話・訪問・メール・オンライン会議・メモ) を選び、内容を書いて 記録する (Ctrl+Enter でも)。
- 次にやること: 同じ画面の ToDo を足す で期日と担当を決めます。ほかの人を担当にすると、その人に通知が届きます。
- 商談を進める: 商談 の ボード で、カードを右の列へドラッグします。決まったら 受注にする、だめなら 失注にする (失注の理由を選びます)。
- 見積を出す: 商談の画面で ＋ 見積を作る → 明細 (品名・数量・単価・税率 10% / 8% 軽減 / 非課税) を入れる → 印刷用 (A4) を開き、ブラウザの印刷で「PDF に保存」。状態を「送付済」にします。見積を受注にすると、商談も受注にできます。
そのほか
- 検索: 会社・人・商談をまとめて探します。ひらがな・カタカナ・全角半角・「株式会社」の有無はそろえて探します。
- 重複の候補 (担当者以上): 同じ会社・人が 2 つあるとき、残す方を選んで まとめる。商談・活動・ToDo・見積は残す方に移ります。
- 連絡不可: 人の画面の「連絡しないでほしいと言われた (連絡不可)」に印を付けると、日付が残ります。
困ったとき
- 登録・編集のボタンが無い: 言箱の「一般」の人は見るだけです。管理者に相談してください。
- 「似た記録があります」と出る: 同じ社名やメールがすでにあります。すでにある記録を使ってください。
- 消してしまった: 消したものは ごみ箱 に入ります。戻せるのは管理者です。
- 見積の消費税が行ごとの計算と合わない: インボイス制度に合わせ、税率ごとに 1 回だけ端数を処理しています (既定は切り捨て)。
- 見積の自社情報が古い: 送付済の見積は、送付した時点の住所・登録番号・印影を使います。必要なら見積の画面の 自社情報を今の設定にする を押します。
- 朝の通知が来ない: ToDo の担当が自分か、期日が今日か期限切れか確かめてください。
データ・控え
- 会社・人・商談・添付 (名刺の画像など) はすべてこの箱の中に置きます。
- 書き出し (管理者): 取り込み・書き出し › 書き出す (CSV)。会社・人・商談・活動・ToDo・見積を、Excel で開ける CSV にします。そのまま取り込みに戻せます。個人情報を含むので、書き出したことは記録に残ります。
- 取り込み (管理者): 取り込み・書き出し で次を取り込めます。
- 会社・人・商談の CSV (Excel の Shift_JIS も可)。先頭の行を見て、列の対応を確かめてから取り込みます。HubSpot の CSV は列を自動で合わせます。
- HubSpot から移す (控え帳の書き出し): 控え帳で HubSpot を控えて書き出した ZIP。会社・人・商談・メモ・通話・会議・メール・タスクを関連づけたまま移します。もう一度取り込んでも二重になりません。
- HubSpot が止まっていても、控え帳に控えがあれば移せます。
- 集客帳の見込み客は、集客帳の 顧客帳へ送る でここに入ります。
言箱アプリ
