会議室

会議室は社内のオンライン会議です。カメラ・マイクで顔を見ながら話し、画面を共有し、チャットで資料を渡せます。録音すると、会議のあとで文字起こしと議事録の下書き (要点・決まったこと・宿題) ができます。Google Meet の代わりに、社内の会議に使えます。

• 言箱のアカウントのまま使います。別のログインやパスワードはありません。
• 参加できるのは言箱のアカウントの人だけです (社外の人は招けません)。
• 映像・音声・録音は箱の外に出ません。

はじめて開くとき (https と証明書)

カメラ・マイクを使うため、会議室は 箱の https のアドレス (例 https://<箱>:7443/apps/kaigi/) で別のタブに開きます。

1. はじめて開くと「この接続ではプライバシーが保護されません」と出ます。箱が自分で作った証明書のためで、問題ありません。「詳細設定」→「(箱のアドレス) にアクセスする」 で進んでください。次からは出ません。
2. 言箱へのログインを求められたら、ログインしてから会議室を開き直してください。
3. 会議に入る前に、ブラウザが「カメラ・マイクの使用を許可しますか」と聞きます。許可 を押してください。

会議を開く

会議中のボタン

話している人の枠は緑に光ります。右上の 3 本の棒はつながりの良さです (赤は悪い)。人数が多いときは、カメラを切ると安定します (カメラありで 6 人・音声だけで 12 人ほどまでが目安です)。

主催者ができること

• 待合室: 予約のときに「待合室を使う」にすると、主催者が許可した人だけが入れます。待っている人は画面の上に出るので 参加を許可 / 断る を押します。招待していない人が「参加を頼む」をしたときも、ここに出ます。
• 会議に鍵をかける (その他): 新しい人が入れなくなります。
• 全員にミュートを頼む (その他)・ミュートを頼む・会議から外す (参加者の欄の … から)。外した人は、主催者が許可するまで入り直せません。
• 録音 (下の丸いボタン): 下の「録音と議事録」。

在宅・出先の人も入れる (インターネットからの参加)

• 会議を作るときに インターネットからの参加を許す にすると、在宅・出先の人もインターネットから入れます (言箱のアカウントの人だけ)。この欄は、オーナーが言箱 OS の Network › リモートアクセス › 会議のときだけ外から入れる道 を許可しているときだけ出ます。
• 外からの道は、主催者が会議に入ったときに開き、会議が終わったら閉じます (主催者が「会議を終了」したとき、または全員が抜けて 5 分たったとき)。開けっぱなしにはしません。
• 道が開くと、画面の上に 🌐 が出ます。主催者は 参加者 の欄の下で、外にいる人に送るリンク (https://<名前>.kotohako.com/apps/kaigi/#r/…) をコピーできます。
• 「🌐 外からは入れません」と出たら、押すと理由と開け方が出ます。会社のルーターが自動で口を開けられない (UPnP に応えない) ときは、管理者がルーターで口を開けます (下の「管理者」)。同じ LAN・VPN の中の人は、そのままでも参加できます。
• 映像・音声は、この箱の TURN を通ります。運営やほかの会社のサーバーは通りません。

録音と議事録

• 録音を始めると、全員の画面に赤い「録音中」が出て、チャットにも知らせます。録音されたくない人がいないか確かめてから使ってください。
• 「録画も残す」を選ぶと、話している人 (共有中は画面) の映像も残ります (ファイルが大きくなります)。
• 録音は会議中に少しずつ箱に送ります。止めたら送り終わるまでお待ちください (右下に「送信済み」と出ます)。
• 会議のあとで 議事録 を開くと、議事録・AI のまとめ・録音・文字起こし・出席・チャットが見られます。議事録ができたら通知が届きます。
• 文字起こしが「待ち」のとき: 「文字起こしは、箱の文字起こしが使えるようになったら自動で行います」と出ます。録音は残っているので、そのままお待ちください (いま試す でも試せます)。
• 議事録は参加者みんなで直せます (直す)。宿題のチェックは議事録の上で押せます。人が直した議事録は、AI がまとめ直しても上書きしません (議事録の下に足す / 置き換える を選べます)。
• 綴り帳へ送る・宿題を段取り帳へ (入っているとき): 議事録を綴り帳のページに、宿題を段取り帳のタスクにします。
• 書き出し (.md): 議事録・チャット・文字起こしを 1 つのファイルで保存します。

困ったとき

• カメラ・マイクが使えない: アドレスが https:// か確かめてください。http のときは画面の上の https で開く を押します。ブラウザが許可を止めているときは、アドレス欄の左のマークから「許可」にします。ほかのアプリ (別の会議ソフトなど) がカメラを使っていると使えません。
• 相手の声が聞こえない: 画面の上に 音声を出す が出ていたら押してください。スピーカーは その他 › カメラ・マイク・スピーカー で選べます。
• つながらない・止まる: 自動でつなぎ直します。直らないときは、退出して入り直してください。人数が多いときはカメラを切ってください。拠点をまたいでつながらないときは、管理者に相談してください (管理で社内の TURN サーバーを設定できます)。
• 入れない: 「招待されていません」は、主催者に招待してもらうか 参加を頼む を押します。「鍵がかかっています」は主催者に頼んでください。
• 議事録が見られない: 議事録・録音を見られるのは、その会議の参加者 (招待された人・出席した人) と管理者だけです。

管理者

• 管理 で、録音を残す日数 (既定 365 日。過ぎた録音のファイルを消し、文字起こし・議事録は残します)・録画を許すか・AI の自動の下書き・人数の目安・STUN / TURN を決めます。
• 文字起こし・AI の様子 (使える / 使えない) と、待っている文字起こしをいま試すボタンがあります。
• インターネットからの参加: 主催者が「許す」会議を開くと、この箱が TURN (coturn) を動かし、ルーターの口を UPnP で開けます。ルーターが UPnP に応えないときは、ルーターで UDP 3478・TCP 3478・UDP 49160〜49223 (範囲は管理で変えられます) をこの箱へ転送し、管理の 外から届く住所 にルーターの外の IP アドレスを入れてください。TURN の合言葉は人ごと・時間切れつきで、TURN から社内のほかの機械へは中継しません (この箱の LAN だけ)。
• 会議の作成・削除、待合室の許可、外す、終了、録音の開始・消す・保存期間で消す、議事録を開く (参加していない会議)、設定は、監査に残ります。