予定帳

予定帳は、会社の予定表 (カレンダー) です。自分の予定・部署やプロジェクトの予定・会社の行事を重ねて見て、参加者を招待し、会議室や社用車を予約し、みんなが空いている時間を探せます。Google カレンダーの代わりに使えます。

• 言箱のアカウントのまま使います。別のログインやパスワードはありません。
• 時刻はすべて日本時間です。祝日 (振替休日・国民の休日も) は自動で入ります。
• 招待・予定の変更・出欠の返事・予定の前のお知らせ・毎朝 8:30 の「今日の予定」は、言箱の 通知 に届きます。

はじめに (使う人)

1. 予定帳を開くと 週 の表です (スマートフォンでは 日)。左の 日 / 週 / 月 / 予定リスト で見方を変えます。
2. 予定を作るには、表の空いているところを ドラッグ します (押すだけなら 1 時間)。右上の 予定を作る でも作れます。
3. 題名を入れ、参加者を足して 作る。参加者には招待の通知が届きます。
4. 予定は ドラッグで動かす、下の端をドラッグで長さを変える ことができます。
5. 招待された予定 (点線で表示) を押して、出席 / 欠席 / 未定 を返事します。

よく使う操作

予約ページ (社外の人に予約してもらう)

お客さま・応募者など社外の人に URL を渡すと、受ける人の空いている時間から選んで予約してもらえます (商談・面接・相談の日程調整)。予約は受ける人の予定に入り、相手は参加者として入ります。言箱の通知でお知らせします。

1. 左の 予約ページ で 予約ページを作る (担当者以上)。名前・長さ・受ける人・会い方 (オンライン・ご来社・お電話・こちらから伺う) を決めます。
2. 受ける人が 2 人以上なら、全員がそろう時間だけ か 空いている誰か 1 人 (予約の少ない人から) を選びます。
3. 受け付ける曜日と時間・予定の前後の空き・予約の締め切り (例: 前の日まで)・何日先まで・1 日の上限を決めます。祝日・会社の休み・受ける人の予定が入っている時間は出ません。
4. URL を写す で URL を渡します。埋め込み のコードを会社の Web サイトに貼ると、ページの中に予約の画面が入ります。

• 相手は、予約のあとの画面にある 確認・変更・取り消し の URL で、日時を変えたり取り消したりできます。予定帳の予定を動かしたり消したりすると、予約にも写ります。
• オンラインの会議の URL は、予約した人にだけ見せます。ご来社のときは、選んだ会議室のうち空いている部屋を 1 つ押さえます。
• 確認のメール (受け付け・日時の変更・取り消し・前日のお知らせ) は、言箱の管理者が 予約ページ の メールの送信を設定する で送信のサーバー (SMTP) を入れると送ります。入れないあいだは、予約のあとの画面で .ics (予定表に入れるファイル) と URL を渡します。
• 社外の人に開いてもらうには、箱では言箱の Owner が System › リモートアクセス で 社外向けのページだけを外に出す を入れます (言箱のほかの画面は外に出ません)。Kotohako Cloud ではそのまま開けます。
• URL が広まりすぎたら 直す › URL を作り直す (前の URL は使えなくなります。入っている予約の確認・変更の URL はそのまま使えます)。受付を止めるときは 受け付ける の印を外します。

はじめに (管理者)

1. 最初から 会社の行事 の予定表があります (全員が見られ、言箱の管理者が書き込めます)。休業日・全社の行事を入れましょう。
2. 設定 の 会社の決まり で、仕事の時間・昼休み・仕事の曜日・会社の休み (年末年始・夏季休暇など) を決めます。「空いている時間を探す」はこれを使います。
3. 設備の予約 → 設備を登録・直す で会議室・社用車・プロジェクターを足します。会議室・社用車は「重なる予約を断る」、備品は「確かめて受ける」が向いています。
4. 言箱の管理者は、すべての共有の予定表の設定を変えられます (人の予定表は本人だけ)。

スマートフォンで見る

取り込み・書き出し の 購読 URL を作る で作った URL を、スマートフォンのカレンダーに「照会するカレンダー」として入れると、予定帳の予定を 見る ことができます (読み取り専用。数十分〜数時間おきに更新)。

• iPhone: 「設定」→「カレンダー」→「アカウント」→「アカウントを追加」→「その他」→「照会するカレンダーを追加」に URL を貼ります。
• URL を知っている人は誰でもあなたの予定を見られます。人に教えないでください。漏れたら 作り直す か 取り消す。
• 社外から見るには、この箱に VPN でつなぐか、インターネットに公開する必要があります。
• スマートフォンから予定を書き込む (双方向の同期) は今後の予定です。

困ったとき

• 予定が見えない: 左の予定表で隠していないか確かめてください。共有の予定表は、メンバーでないと見えません。「非公開」の予定は参加者だけが見られます。
• 「予定あり」としか出ない: その人の予定表の公開が「予定を見るだけ」か、予定が「予定ありとだけ表示」です。
• 予定を動かせない: 直せるのは主催者と、予定表の「編集」の人です。参加者は出欠の返事だけできます。
• 会議室を予約できない: その時間にほかの予約があります。設備の予約 で空いている時間を見てください。
• オンライン会議 (会議室) の印が無い: 会議室アプリがこの箱に入っていません。Zoom などの URL を貼って使えます。
• 通知が来ない: 欠席と返事した予定は知らせません。毎朝のお知らせは予定がある日だけで、正午を過ぎるとその日の分は送りません。

データ・控え

• 予定・添付はすべてこの箱の中に置きます。
• 取り込み (左の 取り込み・書き出し):
• Google カレンダー: パソコンで Google カレンダー → 歯車「設定」→「インポート / エクスポート」→「エクスポート」で保存した ZIP をそのまま入れます。
• Outlook: 予定表を「名前を付けて保存」→ 形式「iCalendar (*.ics)」(「詳細」で期間とすべての詳細を選ぶ)。
• 参加者は、メールアドレスの @ の前が言箱のユーザー名と同じ人か、名前が同じ人に結びます。下見で確かめてから取り込みます。取り込みでは通知を送りません。
• 書き出し: 予定表ごとに .ics で保存できます (Google カレンダー・Outlook に取り込めます)。