メール帳

メール帳は、Gmail・Microsoft 365 (Outlook)・会社のメール (IMAP・POP・SMTP) を読み書きするアプリです。見た目と操作は Gmail 型 と Outlook 型 から選べ、いつも使っている形のまま使えます。

• 言箱のアカウントのまま使います。メールのアカウント (Gmail・Microsoft 365) は、一人ひとりが自分でつなぎます。
• つないだメールは本人だけが読めます。言箱の管理者にも見えません。
• 送る前に、社外の宛先・添付の付け忘れ・機密の書き込みなどを確かめます。送ってからも数秒は取り消せます。
• 箱の中の AI が、会話の要約と返信の下書きを手伝います。メールは箱の外へ出しません。

はじめに

1. メール帳を開き、Google でログイン (Gmail・Google Workspace) か Microsoft でログイン (Microsoft 365・Outlook.com) を押します。
2. 会社のアカウント (Google Workspace・Microsoft 365) は、先に会社の管理者が一度だけ許可します。出てきた窓の 管理者に頼む文をコピー を押して管理者に送り、「済んだ」と返事が来たら ログインへ進む を押します (管理者の手順は下の「会社の Google Workspace・Microsoft 365 の管理者の方へ」)。 個人のアカウント (Gmail・Outlook.com) は、そのまま ログインへ進む を押します。Gmail は途中で「このアプリは Google で確認されていません」と出るので、「詳細」→「kotohako.com (安全ではないページ) に移動」で進めます。
3. 新しい窓でログインし、メール帳がメールを読むことを 許可 します。窓が閉じると受信トレイが出ます。
4. レンタルサーバー・社内のメールサーバーのメールは 会社のメール (IMAP・POP・SMTP) の 設定してつなぐ から、メールアドレスとパスワードでつなぎます (設定はたいてい自動で見つかります。エックスサーバー・さくら・ロリポップ・お名前.com・ConoHa はメールの届け先から推します)。 受け取り方は IMAP (おすすめ) か POP を選べます。IMAP はサーバーのフォルダ・既読がほかの PC・スマホとそろいます。POP は古いサーバー向けで、メールをこの箱に取り込みます (既読・フォルダはこの箱の中だけ)。POP は サーバーに残す (既定。ほかの PC のメールソフトと一緒に使うとき) か、取り込んだらすぐ消す・決まった日数 (7〜90 日) がたったら消す、を選べます。はじめてつなぐと、サーバーに残っているメールのうち新しい 300 通までを取り込みます。Gmail も、Google の アプリ パスワード (2 段階認証を有効にして作る 16 文字) でここからつなげます。
5. つなぐ前に試すときは、見本の箱をつなぐ を押します。取引先とのやりとり・請求書・お知らせなどの見本のメールで、使い方を試せます。
6. 右上の Gmail 型 ⇄ Outlook 型 で見た目を切り替えます (設定でも選べます)。

よく使う操作

送る前の確かめ

送信を押すと、次のようなときに 送信前の確認 の窓が出ます。宛先と注意に 1 つずつチェックを入れると送れます。

• 社外の宛先があるとき (宛先ごとに確かめます。はじめて送る相手には印が付きます)
• 社外の別々の会社が、互いのアドレスを見られるとき (Bcc を勧めます)
• 宛先のドメインが、いつも送る相手と 1〜2 文字違うとき (打ち間違い)
• 「添付」と書いてあるのにファイルが付いていないとき (引用の部分は見ません)
• 個人番号 (マイナンバー)・クレジットカードの番号・パスワードらしいものが書いてあるとき
• 本文の宛名 (〇〇様) が宛先の名前に見当たらないとき
• 返信で、元のメールに無かった社外の宛先が増えたとき
• パスワード付きの ZIP が付いているとき

はじめに (管理者)

1. 設定 の 会社の決まり で、社内のドメイン (グループ会社など) を足します。アカウントのドメインは書かなくても社内です。
2. 社外の宛先の確かめ・社外あての個人番号などを止めるか・Bcc を勧める宛先の数・送信の取り消しの既定の秒数を決めます。
3. 管理者に見えるのは、だれがどのアドレスをつないでいるかまでです (メールの中身は見えません)。

会社の Google Workspace・Microsoft 365 の管理者の方へ

メール帳の アカウントをつなぐ の画面の 会社の管理者の方へ に、アプリの ID と手順が出ます。

• Google Workspace: Google のアプリの確認 (審査) がまだのあいだ、ログインの途中で「このアプリは Google で確認されていません」と出ます (「詳細」→「kotohako.com (安全ではないページ) に移動」で進めます)。管理者が一度「信頼できるアプリ」に入れると、会社の人はこの表示なしで使えます。
• Google 管理コンソール → セキュリティ → アクセスとデータ管理 → API の制御
• サードパーティ製アプリのアクセスを管理 → 新しいアプリを設定 → 画面に出ているクライアント ID で検索
• Kotohako Mail を選び、対象 (組織全体・部門) を選んで 信頼できる にする
• Microsoft 365: 会社の設定で一人ひとりがアプリを許可できないときは「管理者の承認が必要」と出ます。全体管理者が 組織として許可する を押し、Microsoft の画面で承諾すると、会社の人がつなげます。
• メール帳が頼むのは、つないだ本人のメールを読む・整理する・送るための権限だけです。メールの写しはこの箱の中にだけ置き、AI も箱の中で動きます。ログインの鍵の受け渡しだけ販売元の中継 (auth.kotohako.com) を通ります (メールの中身は通りません)。

困ったとき