控え帳は、Notion・Slack・HubSpot・GitLab・Talentio などのクラウドサービス (SaaS) の中身を、この箱に定期的に控えておく道具です。SaaS が乗っ取られたり長く止まったりしても、控えで 読めて・探せて・置き換え先へ移せます。一度に大量に消えたときや、鍵が使えなくなったときは知らせます。
- 言箱のアカウントのまま使います。別のログインやパスワードはありません。
- 大量の削除・鍵の拒否・控えが長く更新されない などの知らせは、言箱の 通知 に届きます。
はじめに (管理者)
- ホーム › ＋ 控え元を足す で、控える SaaS を選びます。
- 画面の「準備」の手順どおりに、SaaS 側で読み取り用の鍵 (トークン) を作って入れ、鍵を試す → 登録して、控え始める。
- Slack は、Slack の公式の書き出し ZIP を入れる方式が基本です (登録して、ファイルを入れる)。非公開チャンネル・DM が書き出しに入るのは、Slack のビジネス+ (申請して承認) と Enterprise だけです。
- Notion は、控え用の連携に共有したページだけが見えます。
- Talentio の API が無いプランは、CSV を定期的に入れます。
- 控え元ごとに決めます。
- 控える間隔: 既定は 6 時間ごと。
- 控えを見られる人: 採用 (Talentio) は既定で管理者だけです。
- SaaS で消えたものを、何日後に控えからも消すか: 個人情報の控えは日数を決めるのがおすすめです (Talentio は既定 30 日)。
- 従業員のメッセージを控えることは、就業規則・社内規程に書いて周知してください。
はじめに (使う人)
- ホーム で全体の状態を見ます。「すべての控えは順調です」なら問題ありません。
- 探す で、控えているすべての SaaS をまとめて探します。3 文字以上の語は本文の途中も探します。
- 控えを見る で SaaS を選び、中身を読みます。Notion はページの木、Slack はチャンネルとスレッド、HubSpot は種類ごとの表、GitLab はリポジトリとイシューで見られます。
- SaaS が動いているときは 元の場所で開く ↗ で元のページへ移れます。
よく使う操作
- 今すぐ控える (担当者以上): 予定を待たずに控えます。
- 前の版を見る: 中身が変わるたびに、変わる前の状態を残しています。
- 消えたもの: SaaS で消えたものは「SaaS で消えた」の印が付くだけで、控えには残ります。
- 知らせを確かめる: ホームの 知らせ を読み、確かめたら 確認した。SaaS 側の整理が正しかったと分かったときだけ、管理者が 確かめた: 消えた印を付ける を押します。
もしものとき (SaaS が止まった・乗っ取られた)
- 読む・探す: 控え帳で最後に控えた時点の中身を読めます。
- 止める: 乗っ取りが疑われるときは、その控え元の 設定 で 控える間隔 を 手動だけ にします。壊された中身で控えを上書きしません (前の版は残っています)。
- 持ち出す・移す: 書き出し で ZIP を作るか、管理者が 置き換え先へ移す で、この箱の置き換え先のアプリへ移します。
| 控え元 | 書き出しの形 | 移す先の例 |
|---|
| Slack | Slack の公式の書き出しと同じ形の ZIP | 連絡帳 (Slack から移す)・Zulip |
| Notion | Markdown のページの木とデータソースの CSV | 綴り帳 (取り込み)・BookStack (置き換え先へ移す) |
| HubSpot | 種類ごとの CSV と関連 | 顧客帳 (HubSpot から移す)・EspoCRM (置き換え先へ移す) |
| GitLab | git bundle とイシュー・マージリクエスト | 開発帳 (取り込み)・Forgejo (置き換え先へ移す) |
| Talentio | 候補者の CSV と添付 | 採用帳 (取り込み) |
置き換え先へ移す には、移す先のアプリの鍵が要ります。
- Forgejo: Forgejo のアクセストークン (write:repository・write:organization・write:issue・read:user)
- BookStack: API トークンの ID と秘密 (BookStack の マイアカウント › アクセス & セキュリティ › APIトークン)
- EspoCRM: API キー (EspoCRM の 管理 › APIユーザー で、取引先・連絡先・商談などを作れる役割を付けて作る)
同じものは 2 度作りません。途中で止まっても、もう一度押せば続きから移します。
困ったとき
- 「鍵を拒まれた」と知らせが来た: SaaS 側で鍵が取り消されたか、権限が変わりました。SaaS の管理画面で、管理者や連携アプリの変更履歴を確かめてください。問題なければ、控え元の 設定 の「新しい鍵」に入れ直します。
- 取り込みが「止めた (消えすぎ)」: 1 回で全体の 2 割以上 (かつ 20 件以上) が消えたので、反映を止めました。乗っ取り・誤操作でないか確かめてください。
- 控え元が見えない: その控え元の「控えを見られる人」に入っていません。管理者に相談してください。
- 採用の候補者を開いた: 採用の個人情報は、誰がいつ見たかが記録に残ります。
データ・控え
- 控えはすべてこの箱の中に置きます。SaaS の鍵は暗号化して置き、画面にも記録にも出しません。
- 書き出し (担当者以上): 控え元ごとに 書き出す → できた書き出し から ダウンロード。どの ZIP にも、控えの元のまま (raw/*.jsonl) が入ります。
- 記録 (管理者): 誰が・いつ・何をしたかと、取り込みの記録。1 件ごとに前の記録とつないでいるので、後から書き換えると分かります。
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