採用帳は、小さな会社の採用管理の道具です。求人・候補者・選考 (書類選考〜入社)・面接・評価・書類をこの箱で管理します。採用の個人情報を外のサービスに出さず、不採用・辞退の人は決めた日数で匿名化します。Talentio の代わりに使えます。
- 言箱のアカウントのまま使います。別のログインやパスワードはありません。
- 知らせは言箱の 通知 に届きます。
- 採用の個人情報を扱うので、ふだんは言箱の担当者以上の人が使います。面接官などは「選考メンバー」として、自分が頼まれた分だけを使えます (下の「選考メンバーの評価」)。
はじめに (管理者)
- 設定 で決めます。
- 選考の段階 (既定: 書類選考 → 一次面接 → 二次面接 → 最終面接 → 内定 → 内定承諾 → 入社)
- 応募経路 (1 行に 1 つ)
- 不採用・辞退から匿名化までの日数 (既定 180 日)、タレントプールの保存日数
- Talentio などから移すときは 取り込み を使います (下の「データ・控え」)。
- 設定 › 選考メンバーの評価 で、評価の決まりを選びます。
- 評価を集める段階 (既定: 書類選考・一次〜最終面接)
- 評価の物差し (A〜D の 4 段階 か 1〜5 の 5 段階)
- 評価の項目 (例: 経験・スキル。項目ごとに「何を見るか」を面接官向けに書けます)
- 「自分の評価を出すまで、ほかの人の評価は見えない」(おすすめ。先入観を防ぎます)
- 面接をする人に履歴書・職務経歴書・ポートフォリオを見せるか
- 記録 で、候補者・書類を開いたこと、段階を動かしたこと、匿名化などを確かめられます。
はじめに (使う人)
採用の担当の手順です。面接官の方は、下の「選考メンバーの評価 (面接官の方へ)」を見てください。
- 求人 › ＋ 求人 で求人を作ります。選考メンバー (段階ごとの既定) で、段階ごとに評価をお願いする人を選んでおきます (名前のほか「営業部」のように部署でまとめて足せます)。
- 候補者 › ＋ 候補者 で応募者を登録します。本人から個人情報の取り扱いへの同意を得たら、同意を記録 します。
- 選考ボード で、候補者のカードを段階の列へドラッグして進めます。
- 候補者を開いて 面接を入れる、評価やコメントを書きます。
- ホーム で、選考中の人数・今週の面接・7 日以上動きのない候補者・応募経路ごとの数を見ます。
よく使う操作
| やりたいこと | やり方 |
|---|
| 段階を進める | 選考ボード でドラッグ、または候補者の画面で段階を選んで 動かす (ひとことメモを残せます) |
| 面接を入れる | 候補者の画面の 面接を入れる。日時・時間 (分)・場所 (会議室 / Web 会議の URL)・面接官 |
| 選考メンバーを変える | 候補者の画面の 選考メンバーと評価 で段階のタブを選び、メンバーを変える (求人の既定を使うときは 求人の既定を入れる) |
| 評価する | 同じところの わたしの評価を書く。項目ごとに A〜D、総合の判断 (通過 / 保留 / 見送り) を選び、評価を出す |
| 評価を並べて見る | 選考メンバーと評価 に、だれが出したか・通過 / 保留 / 見送りの数・項目ごとの平均が出ます。評価を締め切る と、だれも直せなくなります (締めを外す で戻せます) |
| チームで話す | チームへのコメント |
| 書類を見る | 履歴書・職務経歴書・ポートフォリオ。PDF は画面で開けます |
| 選考を終える | 結果を 入社 / 不採用 / 辞退 / タレントプール にします。間違えたら 選考中に戻す |
| 探す | 候補者 で氏名・フリガナ・メール・メモから。選考中・入社・不採用などで絞れます |
選考メンバーの評価 (面接官の方へ)
- 採用の担当があなたを 選考メンバー に入れると、自分の言箱のアカウントのまま採用帳を開けます。別のログインはありません。
- 見えるのは、評価を頼まれた候補者だけです。面接に要る情報 (氏名・求人・段階・面接の予定・書類など) が出ます。
- 評価の依頼や面接の日時は、言箱の 通知 に届きます。
- 採用帳を開くと 評価のお願い の画面が出ます。まだ書いていない候補者が並びます (面接から 1 日以上たつと印が付きます)。
- 候補者を選び、書類と面接の予定を確かめます。面接のあとに次を入れて 評価を出す を押します。
- 項目ごとの評価 (A〜D など。分からない項目は空のままで大丈夫です。もう一度押すと外せます)
- 総合の判断 (必須): 通過 = 次へ進めたい・保留 = まだ迷う・見送り = 今回は見送り
- よかった点・気になった点 (次の面接で確かめたいことも)・ひとこと (申し送り。任意)
- 出したあとも 見る・直す で直せます。スマホでも書けます。
- 設定によっては、自分の評価を出すまで、ほかの人の評価は見えません。
- 採用の担当が評価を締め切ったとき、候補者が次の段階に進んだとき、選考が終わったときは、評価を直せなくなります。早めに入れてください。
- 候補者の情報を開いたことは記録に残ります。
個人情報の扱い
- 同意を記録: 同意を得た方法 (例: 面接時に書面で同意) を残します。
- 匿名化: 不採用・辞退から決めた日数がたつと、氏名・連絡先・メモ・書類・コメントの本文・評価のコメントを消します。段階・応募経路・日付だけ統計のために残します。元には戻せません。
- 本人からの開示の依頼: 候補者の画面の 開示用に書き出す。
- 本人からの削除の依頼: 候補者の画面の 本人の依頼で消す (匿名化)。
困ったとき
- 「採用帳は担当者以上の人が使えます」と出る: 管理者に相談してください。面接官の方は、採用の担当に選考メンバーへの追加を頼んでください。
- 取り込み・設定・記録が無い: 管理者だけの画面です。
- 同じファイルを 2 度取り込んでしまった: 同じ候補者は 2 度入らないので、そのままで大丈夫です。
- 匿名化した候補者を戻したい: 戻せません。
データ・控え
- 候補者・書類・評価はすべてこの箱の中に置きます。
- 取り込み (管理者):
- 控え帳の書き出し (Talentio の控え): 控え帳で Talentio を控えて「書き出す」と作られる ZIP。候補者・求人・評価・コメント・添付 (履歴書など) を移します。Talentio が止まっていても、控え帳に控えがあれば移せます。
- CSV (Talentio の書き出しなど): 氏名・フリガナ・メール・電話・応募日・求人・応募経路・選考ステータス・メモの列を、列名から読み取ります。Shift_JIS も読めます。
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