アプリの中の「使い方」と同じ文書です。言箱のチャットに聞いても、この文書から答えます。
AI NAS は、言箱のファイル置き場です。ドックの「AI NAS」で開きます。左のメニューは「ファイル」「検索」「ファイルに質問」「容量・整理」「ゴミ箱」「ストレージ / NAS」「AI 解析」です。
「ファイル」の画面はエクスプローラーのような作りで、左に場所 (自分のファイル・共有・外部ストレージ)、右にファイルが並びます。入れたファイルは名前・本文・タグで探せるようになり、画像や文書には AI が説明文やタグを付けます。AI の処理はこの箱の中で行い、外には送りません。
AI NAS に保存したファイルは、自動で消えることはありません。自分で削除してゴミ箱に入れたものだけが、30 日たつと消えます。
フォルダを作るときは、右側のファイルの無いところを右クリックして「新しいフォルダ」を選び、名前を入れます。消すときはフォルダを右クリックして「フォルダを削除 (空のときだけ)」を選びます。フォルダはダブルクリックで開き、上のパンくず (「自分のファイル › 企画」のような表示) で上の階層に戻れます。
追加できるのはオペレーター以上で、その場所の役割が「読むだけ」でないときだけです。「この場所は閲覧のみです」や、保存の上限を超えたと出たときは、管理者に相談してください。外部ストレージ (NAS) へは、この画面からは追加できません。
探せるのは、自分に見る権限のあるワークスペースのファイルだけです。文書の中身について聞きたいときは「ファイルに質問」を使います。AI Desk に「〇〇の資料はどこ？」と聞いて探してもらうこともできます。
AI NAS › 「ファイル」でファイルをダブルクリックすると、ビューワーで開きます。画像・動画・音声・PDF・テキスト・Markdown・CSV のほか、Word・Excel・PowerPoint の中身も表示できます。
手元の PC に保存するときは、ファイルを右クリックして「ダウンロード」を選ぶか、ビューワーの上の「↓」を押します。ビューワーの「詳細」で、種類・サイズ・取り込んだ日時・タグなどを見られます。
画面の中で表示できない形式は「↓」でダウンロードして、手元のアプリで開いてください。ビューワーの上には、ファイルの種類に応じて「編集」「AI」「版」などのボタンが出ます。
言箱では、ファイルを「共有」など、ほかの人も見られるワークスペースに置くことで共有します。
同じ操作で、自分のファイルの中の別のフォルダへ移すこともできます。行き先のワークスペースのメンバーに見えるようになります。メンバーでない人には見えないので、見せたい人が入っている場所を選んでください。外部ストレージのファイルは移せません。「読むだけ」の場所には移せません。
AI NAS でファイルを開き、ビューワーの上の「編集」を押すと、Office 編集の画面で形を崩さずに編集できます。閉じると 10 秒ほどで保存され、前の状態は「版」に残ります。古い形式 (doc・xls・ppt) やマクロ付きのファイルなどは、元を残して新しいファイルとして保存されます。
閲覧の人には「開く」と出て、見るだけで開きます。Visio の図は「図を見る」で表示でき、「draw.io で編集 (コピー)」で .drawio の新しいファイルとして編集できます (元の .vsdx はそのまま)。.drawio のファイルは「図を編集」で編集します。
「編集」のボタンが出ないときは、Office 編集のアプリが入っていません。管理者には「編集するには」が出て、アプリセンター › ストア の「Office 編集」を入れると使えるようになります。管理者でない人は、管理者に入れてもらうよう頼んでください。
テキスト・Markdown などの文字のファイルは、ビューワーの上の「編集」を押すと横に編集欄が出ます。直して「保存」を押すと上書きされ、前の状態は「版」に残ります。
自分が開いている間に、ほかの人が先に保存していたときは「他の人が先に保存しています」と出て、相手の内容が表示されます。「上書き」を押すと自分の内容にします (相手の内容も残ります)。「キャンセル」を押すと、自分の内容を別の名前のファイルとして保存できます。
編集できるのはオペレーター以上で、その場所に書き込める人だけです。
Office 編集・テキストの編集・図の編集などで保存するたびに、前の状態が「版」として残ります。
戻しても、いまの状態は版として残るので、あとで戻し直せます。「この版に戻す」はオペレーター以上が使えます。古い版は、管理者が決めた日数 (既定は 180 日) を過ぎると「データの片づけ」で消えることがあります (いまの中身は消えません)。
消すとき: AI NAS › 「ファイル」で、ファイルを右クリックして「削除 (ゴミ箱へ)」を選び、「削除」を押します。消したファイルはすぐには消えず、ゴミ箱に移ります。
戻すとき: 1. ドックのいちばん下の「ゴミ箱」を押します (AI NAS › 「ゴミ箱」でも開けます)。2. 戻したいファイルを右クリックして「復元」を選びます。ファイルは元のワークスペースに戻ります。
ゴミ箱に入れてから 30 日たつと、ゴミ箱からも自動で消え、戻せなくなります。言箱が自動で消すファイルは、このゴミ箱の中のものだけです。削除と復元はオペレーター以上で、その場所に書き込める人が行えます。閲覧の人や、30 日を過ぎてしまったときは、管理者に相談してください。
AI NAS に入れた文書 (PDF・Word・PowerPoint・テキスト) から、質問に関係するページを探し、そのページだけを根拠に答えます。
答えの下に「根拠」として文書名とページ、確信の度合いが並び、押すとその文書が開きます。文書に無いことは「見つかりません」と答え、似ている候補を出します。文書は入れたあと裏で索引されるので、入れた直後はまだ答えに使われないことがあります。「まだ導入されていません」と出るときは、管理者にストアから「ファイルに質問」を入れてもらってください。
AI NAS でファイルを開き、ビューワーの上の「AI」を押します。この処理は箱の中だけで行い、外部には送りません。
文書 (テキスト・Word・PDF など): 「要約」「読みやすく書き直す」「校正」「英訳」「自由な指示」から選んで「実行」を押します。結果は「コピー」で写せます。オペレーター以上の人は「新しいファイルに」で保存でき、テキストのファイルなら「上書き保存」もできます。長い文書は先頭の部分だけが対象になることがあります。
画像: 「説明 / 文字の書き出し」で、写っているものの説明と文字の書き出しをします。「新しい画像を作る」に「同じ商品を白背景で」のように指示を入れると、社内の GPU で新しい画像を作って保存します (オペレーター以上)。オペレーター以上の人には「編集」もあり、「↻ 90° 回転」「左右反転」「半分に縮小」などを新しいファイルとして保存できます。
ファイルを右クリックして「プロパティ」を選ぶと (ビューワーの「詳細」でも)、種類・サイズ・取り込んだ日時・本文の抜粋などが出ます。「タグ (カンマ区切り・人手)」に 秋, 商品写真 のように入れて「保存」を押すとタグが付き、検索や絞り込みに使えます。タグを変えられるのは、その場所に書き込める人です。「外部 AI へ送信可」(既定は「ローカルのみ」) は管理者だけが変えられます。
AI 解析は、入れた画像・文書・動画に、箱の中の AI で説明文・タグ (「AI:」付きで表示)・文字の読み取り (OCR)・要約を付ける仕組みです。裏で 15 秒ごとに 1 件ずつ進み、外部には送りません。AI NAS ›「AI 解析」で未解析・解析済・失敗の数と最近の結果が見られ、オペレーター以上は「今すぐ 1 件解析」「再解析」を押せます。入れたばかりのファイルが AI のタグで見つからないときは、少し待ってください。
AI NAS › 「容量・整理」で、いまのワークスペースのファイル数・使用量・ゴミ箱の量・重複候補 (同じ内容のファイル) が分かります。種類別の量、整理候補、大きいファイルの一覧も出ます。ここでは自動で消すことはありません。いらないファイルは自分で選んで削除してください。
一覧で「⧉」の印が付いているファイルは、同じ内容のファイルが別にあるものです。自分が使っている量の上限が決まっている場合、上限を超えるとファイルを追加できなくなります (管理者に相談してください)。管理者には「索引を再構築」のボタンも出ます。
管理者が、社内の NAS や Windows の共有フォルダを AI NAS に登録できます。原本は動かさずに索引し、AI のタグ付け・文字の読み取り・説明文で探せるようにします。
登録した NAS は、AI NAS の「外部ストレージ」に並び、中のファイルを見たり探したりできます (この画面からは書き込めません)。「AI 解析の設定」で説明文・タグ・OCR などを選べ、「解除」で索引から外せます (原本は削除しません)。管理者でない人は、つないでほしい NAS があれば管理者に頼んでください。
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